Guide de l'organisateur

10 ACTIONS QUI FERONT DE VOTRE COLLECTE DE FONDS UN VÉRITABLE SUCCÈS

Afin de vous familiariser avec l’organisation d’une activité de collecte de fonds, nous vous suggérons de lire attentivement les points suivants avant d’entreprendre vos démarches.

Trouvez une activité originale et amusante qui vous intéresse vraiment

Ce sera la base de votre motivation. Au besoin, organisez une séance de remue-méninges avec vos amis, vos collègues ou des membres de votre famille.

Formez un comité organisateur

Avoir une cause à cœur ne veut pas dire travailler seul. Faites appel à d’autres personnes pour vous aider à réaliser votre activité. Identifiez également le nombre de bénévoles nécessaires et quelles seront leurs fonctions (vendeurs de billets, animateurs, personnes à l’accueil, président d’honneur, maître de cérémonie, etc.).

Élaborez un échéancier réaliste

Identifiez les différentes étapes de votre projet, planifiez les moindres détails, prenez des notes et faites des suivis. Vous vous éviterez ainsi de mauvaises surprises le jour de l’événement. Une fois la date, l’heure et le lieu fixés, les choses seront plus concrètes et il sera plus facile de planifier les étapes nécessaires pour se rendre à bon port. Dans le choix de la date, considérez les congés fériés et les autres événements qui pourraient vous faire de la compétition ou, au contraire, vous faciliter la vie.

Faites une liste du matériel nécessaire

Avant, pendant et après l’événement (tables, chaises, lutrin, nappes, décoration, équipement technique, matériel audiovisuel, trousse de premiers soins, etc.). Pensez également au moyen que vous utiliserez pour transporter votre matériel sur les lieux de l’événement. Dans le choix du lieu, évaluez son accessibilité, sa capacité d’accueil et son respect des normes de sécurité.

Obtenez les permis requis applicables selon l’activité choisie :

Occupation des lieux (Ville, propriétaire des locaux)
Vente de nourriture (ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec)
Vente d’alcool, organisation d’un tirage (Régie des alcools, des courses et des jeux). Assurez-vous également que le lieu où se déroule votre événement soit couvert par une police d’assurance.

Déterminez un objectif de collecte de fonds

Évaluez les revenus, les dépenses et les profits estimés. Pour les dépenses, selon vos besoins, pensez à la location de salle, le matériel à acheter ou à louer, les services professionnels, la nourriture et les rafraîchissements, l’impression de publicité, les frais de poste, l’essence et les déplacements, les prix de présence, etc.

Trouvez des commanditaires

Les commanditaires peuvent fournir des biens (nourriture, équipement, impression des cartons publicitaires, etc.) ou offrir directement de l’argent pour faciliter la réalisation de votre événement. En définissant précisément la clientèle que vous souhaitez rejoindre par votre événement, il sera plus facile de trouver des commanditaires qui voudront se faire connaître de votre public-cible. Sur demande, nous pourrons également vous remettre une lettre d’autorisation pour solliciter des commanditaires au nom du Phare.

Déterminez la façon dont vous recueillerez les dons :

Dons en ligne : la création d’un événement met à votre disposition un microsite transactionnel, à votre image, qui facilitera votre collecte.
Dons en personne : le Phare peut vous remettre des tirelires pour une collecte de fonds plus sécurisée. Vous pouvez également utiliser la Grille de collecte de dons pour y inscrire les dons recueillis.
Concernant l’émission de reçus d’impôt, ils sont émis automatiquement pour les dons en ligne. Il sera important de noter le nom, le prénom et l’adresse postale complète de chaque donateur sur le formulaire de collecte de dons utilisé pour les dons en personne.
N’oubliez pas que les profits recueillis devront être remis au Phare dans les 30 jours suivant l’activité. Pour ce faire, veuillez remplir et nous remettre le Rapport de dépôt prévu à cette fin.

Faites un plan de promotion en répondant aux questions suivantes :

Quel est mon public-cible ? (personnes susceptibles d’être intéressées par mon événement, vos réseaux de sollicitation)
Où joindre mon public-cible ? (bureau, maison, école, gymnase, commerces, fête de famille, etc.)
Par quels moyens? (carton publicitaire, lettre d’invitation, affiches, courriels, Facebook, bouche-à-oreille, journaux, etc.). Le Phare peut vous fournir du matériel promotionnel pour faciliter la diffusion de votre événement (dépliant, modèle de communiqué, logo, revue de presse, vidéos, photos, etc.).
Avec quel message ? (Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Comment ? Au bénéfice de qui ?) N’oubliez pas de faire approuver vos publicités par le Phare si vous souhaitez utiliser le nom et le logo de l’organisme. L’équipe du Phare doit être en mesure de répondre à toutes les questions qui pourraient lui être posées à propos de votre événement. Il en va de la crédibilité de votre activité !

Remerciez toutes les personnes qui ont rendu possible la réalisation de votre activité.

Une fois l’activité de collecte de fonds terminée, il est capital de souligner l’apport des bénévoles, des commanditaires, les donateurs et les participants qui ont contribué à son succès. Mentionnez-leur les sommes amassées pour les enfants du Phare, Enfants et Familles.